最重要的是用人單位的規章制度必須合法才能發生效力。根據勞動合同法的第4條及最高院相關司法解釋，用人單位的內部制度可以作為審理勞動爭議的依據，但必須滿足以下條件。

　　1、指定的主體合法。主體必須具備指定勞動規章制度的法律資格。只有用人單位的行政管理機關才能制定規章制度。用人單位的行政管理機關應當是指用人單位的最高首腦機關，而不是什么車間、班組，這樣才能保證所制定的規章制度在本單位范圍內具有統一性和權威性。雖然單位行政系統中的其他管理機構可以參與內部勞動規章制度的制定，但無權以用人單位名義制定內部勞動規章制度。

　　2、制度內容必須依法制定。毋庸置疑，制度的內容應當符合勞動法、勞動合同法及相關法律法規的規定，不能與法律、法規相抵觸。勞動部【1997】338號文件中規定，勞動規章制度的內容主要包括勞動合同管理、工資管理、社會保險、福利待遇、工時休假、職工獎懲以及其他勞動管理。同年勞動部發布《關于加強勞動合同管理完善勞動制度的通知》要求，企業應當“加快建立和完善與勞動合同制度相配套的規章制度。　用人單位要依照國家法律法規，建立健全支撐勞動合同制度運行的企業內部配套規章制度，包括工資分配、工時、休息休假、勞動保護、保險福利制度以及職工獎懲辦法等，并把勞動合同履行情況與職工的勞動報酬、福利待遇聯系起來，促進工資能多能少、崗位能上能下、人員能進能出的新型勞動用人機制的形成。

　　3、制定的程序應當符合民主程序。必須經過職工代表大會或其他民主程序通過。這里所指的民主程序應當指的是職工民主，所強調的是職工參與勞動規章制度的制定。勞動合同法第4條將用人單位的規章制度的制定程序的民主性列為內部規章制度具有法律約束力的首要條件。